为了规范公司内部的人事管理流程，确保员工信息的安全性与完整性，特制定本《员工档案管理制度》。本制度适用于全体员工及相关管理人员，旨在通过科学化、规范化的方式对员工档案进行管理，从而提升工作效率并保障公司的合法权益。

第一章 总则

第一条 为加强企业人力资源管理，维护员工权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制订本制度。

第二条 员工档案是记录个人职业经历、工作表现以及各类重要信息的重要文件资料，其内容涵盖但不限于入职申请表、劳动合同、培训记录、奖惩情况等。

第三条 公司所有员工均应建立个人档案，并由人事部门统一归口管理。任何未经批准擅自查阅或泄露档案内容的行为将受到严肃处理。

第二章 档案建立与更新

第四条 新进员工自报到之日起，即开始为其建立个人档案。档案中需包括但不限于以下

- 基本个人信息（如姓名、性别、出生日期等）；

- 教育背景证明材料；

- 工作履历说明；

- 入职体检报告；

- 劳动合同文本；

- 各类资格证书复印件。

第五条 在职期间若发生职位变动、薪资调整等情况，则应及时更新相应部分的内容，并注明变更时间点。

第六条 离职后员工档案需保留至少两年以上以备查询之需；对于关键岗位人员或涉及敏感业务领域的员工档案，则可适当延长保存期限。

第三章 档案保管与使用

第七条 所有员工档案必须存放在安全可靠的场所内，非相关人员不得随意进入存放区域。同时，电子版档案也应当设置访问权限，防止未经授权的操作行为。

第八条 查询或借阅档案时须事先获得主管领导同意，并填写专门登记表格备案。每次操作都应明确注明目的、用途及时长等内容。

第九条 对于因工作需要而需复印部分资料的情况，仅限于必要范围内进行，并且必须在指定地点完成打印任务，避免造成不必要的风险隐患。

第四章 监督与处罚

第十条 公司设立专门小组负责监督执行该制度的有效性和合法性，并定期开展检查活动，发现问题立即整改。

第十一条 违反上述规定者，视情节轻重给予警告直至解除劳动合同处分，并追究相应的法律责任。

第五章 附则

第十二条 本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司所有。

第十三条 如遇特殊情况未尽事宜，可由总经理办公会议讨论决定补充条款。

通过严格执行本制度，我们期望能够营造一个更加公平透明的工作环境，同时也为广大员工提供更好的服务支持。希望每位同事都能够理解并积极配合这项工作的开展，共同促进企业的长远发展！