为规范公司档案管理，提高档案的完整性、安全性与使用效率，确保各类文件资料在保存、调阅和销毁等环节有章可循，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及员工在档案管理过程中的相关行为。

一、档案管理原则

1. 统一管理：公司所有档案由档案室统一归口管理，确保档案资源的集中性和系统性。

2. 分类清晰：根据档案的性质、用途和重要程度进行分类整理，便于查找与使用。

3. 安全保密：涉及公司机密或敏感信息的档案，应严格控制查阅权限，防止泄露。

4. 定期清理：对过期、无效或无保留价值的档案，应按规定程序进行清理或销毁。

二、档案分类与编号

1. 档案分为行政类、人事类、财务类、项目类、合同类、技术类等类别。

2. 每类档案应按年份、部门、项目等进行编号，确保编号唯一且可追溯。

3. 档案编号规则由档案室统一制定并公布，各相关部门须严格按照规定执行。

三、档案的收集与归档

1. 各部门应在每项工作完成后及时将相关文件材料整理归档，不得拖延。

2. 归档材料应包括文字、图表、电子文档等多种形式，确保内容完整。

3. 重大事项或重要项目结束后，应形成专项档案并移交档案室统一保管。

四、档案的借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，经相关负责人审批后方可借出。

2. 借阅人应遵守档案使用规定，不得擅自复制、涂改或损坏档案。

3. 借阅期限一般不得超过一周，特殊情况需提前申请并获批准。

五、档案的保管与维护

1. 档案室应配备防火、防潮、防尘、防盗等设施，确保档案安全。

2. 档案应按类别、时间顺序存放，保持整齐有序。

3. 定期检查档案状况，发现破损或变质应及时处理。

六、档案的销毁与处置

1. 对于已失去保存价值的档案，应由档案室提出销毁建议，并报公司领导审批。

2. 销毁前应进行清点核对，确保无误后方可实施。

3. 销毁过程应有专人监督，防止信息泄露。

七、档案管理人员职责

1. 负责档案的接收、整理、保管、借阅和销毁等工作。

2. 定期检查档案室环境，确保符合安全标准。

3. 协助各部门做好档案归档工作，提供必要的指导和支持。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。

2. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保档案管理工作规范化、制度化。

通过本制度的实施，公司将有效提升档案管理水平，为公司的运营与发展提供有力保障。