为规范公司人事档案的管理工作，确保员工信息的真实、完整与安全，提高人力资源管理的科学性与效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

一、适用范围

本规定适用于公司所有在职员工、试用期员工及已离职人员的人事档案管理。包括但不限于个人基本信息、入职资料、劳动合同、绩效考核、奖惩记录、培训经历、职务变动等各类人事资料。

二、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的建立、整理、归档、保管及日常维护工作。

2. 各部门负责人应配合人力资源部门，及时提供员工相关信息，确保档案内容的准确性与时效性。

3. 档案管理人员须严格遵守保密制度，未经授权不得擅自查阅或泄露档案内容。

三、档案内容与要求

1. 员工入职时需提交以下材料：身份证复印件、学历证明、健康体检报告、离职证明（如有）、背景调查表等。

2. 所有档案资料应统一编号、分类存放，便于查询与管理。

3. 档案内容应真实有效，严禁伪造、篡改或虚假填写。一经发现，将按公司相关规定严肃处理。

四、档案保存与销毁

1. 员工在岗期间的人事档案由公司统一保管，离职后根据公司政策决定是否继续保存。

2. 档案保存期限应符合国家法律法规要求，超过保存期限的档案，经审批后可按规定进行销毁，并做好登记备案。

五、档案查阅与使用

1. 公司内部人员因工作需要查阅人事档案，须经相关部门负责人批准，并履行登记手续。

2. 外部单位或个人如需查阅员工档案，须提供合法授权文件，并经公司管理层审批同意后方可办理。

六、附则

1. 本规定自发布之日起执行，由人力资源部门负责解释和修订。

2. 本规定未尽事宜，参照国家有关法律、法规及公司其他规章制度执行。

通过严格执行本规定，公司将进一步提升人事档案管理的规范化水平，为员工权益保障和企业人力资源管理提供有力支持。